4 Erros ao Escrever um E-mail que Jamais Devem Ser Cometidos

4 Erros ao Escrever um E-mail que Jamais Devem Ser Cometidos

Todos os dias enviamos dezenas de e-mails. Alguns são muito curtos (“onde irá almoçar hoje?”) outros bem maiores, como a sua newsletter enviada para divulgar sua empresa ou seu site. Com toda a papelada com a qual é preciso lidar diariamente e por vezes prazos muito apertados, os erros acabam por acontecer. Felizmente, a maioria é insignificante. Mas quando se trata da vida de alguém em uma empresa, isto pode manchar de forma séria a reputação de profissional atento e rigoroso.

Este pequeno guia identifica os erros cometidos com maior frequência ao se redigir um e-mail. Leia-o com atenção. Irá te ajudar a fazer a verificação necessária antes de clicar em “Enviar”.


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Errar o destinatário

É o erro mais clássico e o que é menos perdoado. Você quer enviar umas fotos mais “apimentadas” ao seu/sua cônjuge, mas como você está com a cabeça focada naquele relatório que tem que ser “feito para ontem” e que seu chefe acabou de lhe passar, acontece que é o nome do seu chefe que você vai colocar no campo “Para”. Evidentemente que só DEPOIS que enviou irá perceber o erro cometido. Se serve de algum consolo, esta história já aconteceu com todo mundo pelo menos uma vez: o advogado que envia documentos confidenciais à parte contrária, o designer que enviou o modelo do site ao cliente errado, etc. Mas quando isso acontece com a gente, assusta e dói fundo.
Podemos tranquilizá-lo: você não está totalmente desamparado. Se você reagir rapidamente (questões de segundos) pode recuperar e cancelar o infeliz e-mail, esta é uma opção oferecida pela maioria dos grandes provedores de mensagens eletrônicas, a começar pelo Gmail.

Esquecer de anexar um documento

Você já procurou para todo o lado e não vê nada. Não há meio de colocar o cursor neste maldito documento apesar de ter sido informado a respeito na mensagem que recebeu. É que, por uma besteira, a pessoa que lhe enviou a mensagem esqueceu de anexar o documento ao e-mail. Um erro frequente que leva a uma troca de mensagens um pouco constrangedoras e numerosos pedidos de desculpas. Evidentemente, ninguém está livre disso. Então, mesmo que tenha extrema atenção e cuidado, não esqueça de verificar se seus arquivos foram bem anexados antes de enviar uma mensagem.
Melhor ainda, para que todos estejam de acordo em relação ao que foi enviado/recebido inclua no corpo da sua mensagem uma lista detalhada com todos os arquivos que foram anexados. Um exemplo? Você vai encontrar anexo: 1. O contrato de trabalho do Sr. Fulano; 2. A foto do meu gato Billy em GIF animado; 3. O novo design de seu site. Em nossa humilde opinião é a melhor maneira de lembrar.

Redigir mal a linha do assunto

O assunto é o título do seu e-mail. É este que aparece junto do seu nome na lista de mensagens de seus destinatários. Em poucas palavras indica o que estes podem esperar quando abrirem suas mensagens: “Resposta ao seu pedido como candidato à vaga de alpinista”, “Em seguida à nossa reunião (desastrosa) do dia 2 de Junho de 2016” ou “Memorando nº 613 – Fatura”. Uma vez que é o primeiro elemento que aparece é também o mais crucial para suas campanhas de e-mail marketing. Por isso é necessário ser preciso, para que seus leitores possam facilmente encontrar a mensagem que quer passar e esta ser eficaz.

Enviar em horário impróprio

Enviar e-mails no meio da noite nunca é uma boa ideia. Primeiro porque o cansaço não ajuda, você vai estar mais suscetível a cometer um dos 9 erros que mencionamos acima. Segundo, porque seu e-mail vai ficar misturado com aqueles que foram enviados ao final do dia ou de manhã cedo e por isso terá menos chance de saltar à vista da pessoa para quem você o enviou. Terceiro, porque esta pessoa pode achar estranho, e não muito profissional, ter recebido seu e-mail às 3 da manhã.
Resumindo, salvo algumas exceções ditadas pela urgência, envie suas mensagens de segunda a sexta em horário comercial.
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